wissensmanagement, 2/2008

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wissensmanagement – das Magazin für Führungskräfte
Heft 2 März 2008

TITELTHEMA: VOLLTEXTSUCHE WAR GESTERN: INTELLIGENTE SUCHTECHNOLOGIEN REVOLUTIONIEREN DIE WISSENSARBEIT
Wissensarbeiter verschwenden täglich wertvolle Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen. Häufig liegen Daten und Fakten im Unternehmen nur unstrukturiert vor. Hier wird das Finden einer konkreten Zahl zur sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Doch nicht nur in den Unternehmen steht und fällt die Qualität der Wissensarbeit mit der vorhandenen Suchtechnologie. Auch im World Wide Web bedarf es immer ausgefeilterer Methoden, um die Billionen von Dokumenten, die es weltweit gibt, binnen kürzester Zeit zu durchforsten und treffsichere Ergebnisse zu liefern. Der Schlüssel zum Erfolg scheinen dabei semantische Technologien zu sein.

Editorial
Wer sucht, der findet zu viel

News

PRAXIS WISSENSMANAGEMENT

Lean Management
Pünktlichkeit bei der Bahn – dank Wissensmanagement
von Mike Herr, Richard Holland
Bahnkunden reagieren auf nichts sensibler als auf Verspätungen und schlechten Service. Schließlich ist es die Kernkompetenz von Transportunternehmen, Fahrgäste pünktlich ans Ziel zu bringen und möglichst angenehm zu befördern. Dass dies gar nicht so einfach ist, beweisen regelmäßige Verspätungen bei Zugunternehmen immer wieder. Nicht in jedem Fall sind dafür externe Einflüsse wie Streiks oder Signalstörungen verantwortlich. Häufig sind technische Probleme die Ursache für Verzögerungen, die durch eine bessere Planung der Abläufe von vornherein vermieden werden könnten.

Recherche
Wirtschaftskriminalität – Spurensuche in Bits und Bytes
von Henk Nobbe
Wer bislang im Geschäftsleben etwas verheimlichen wollte, der hatte einen mächtigen Verbündeten: das Papier! In meterlangen Aktenordnerreihen lässt sich manche Information oder Ungereimtheit verbergen. Das Unternehmen Business Integrity Management macht Jagd auf versteckte Informationen zwischen den Aktendeckeln – und nutzt dazu moderne Dokumenten Management Lösungen. Hier zeigt sich, dass Wissensmanagement nicht nur die unternehmensweite Kommunikation und Transparenz fördert, sondern auch bei der Strafverfolgung wichtige Dienste leistet.

Prozessoptimierung
Intranet + Wiki = Wissensmanagement
von Ronald Orth, Christian Decker
Zunehmende Internationalisierung, Technologisierung und kürzere Produktlebenszyklen stellen den deutschen Mittelstand vor neue Herausforderungen. Um auf diese Anforderungen erfolgreich zu reagieren, haben innovative Unternehmen damit begonnen, ihre wertvolle Ressource Wissen systematisch zu entwickeln und nutzbringend einzusetzen. Durch die Teilnahme an dem vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Projekt „ProWis“ (Prozessorientiertes und -integriertes Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen) konnten fünfzehn Unternehmen durch die Einführung ihres individuellen Wissensmanagement-Konzepts die eigene Zukunftsfähigkeit stärken. ProWis fokussiert dabei auf die innovativen Branchen Maschinenbau, Elektronik und Automobilzulieferindustrie.

Maschinenbau
Produktionsdaten ganzheitlich integrieren
von Hans-Christian Hilbrich
Als Schlüssel zu nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit erweist sich neben der Entwicklung neuer Produkte und dem Einsatz innovativer Fertigungstechnologien vor allem die ständige Optimierung der Produktionsabläufe. Zu Letzterem zählen kürzere Durchlaufzeiten, Produktivitätsverbesserungen sowie eine höhere Transparenz im Auftragsfortschritt. Manufacturing Execution Systems (MES) unterstützen die produzierenden Unternehmen bei der Umsetzung dieser Ziele.

TITELTHEMA: VOLLTEXTSUCHE WAR GESTERN

Searchware, Selfware und Brainware: Internet hoch drei
von Joachim P. Hasebrook
Die Gedanken der Väter und Mütter des heutigen World Wide Web, allen voran Tim Berners-Lee, richten sich auf das Internet als Semantisches Web, das Inhalte für Maschinen besser lesbar und interpretierbar macht. Bekanntermaßen ist das Web 2.0 aber ein Social Web, das durch das Wissen, die Meinungen und Kommentare von rund eineinhalb Milliarden Internet-Nutzern geprägt ist. Auch wenn die einzelnen User den Wandel nur punktuell erleben, wird das ganze Ausmaß zum Beispiel in der Übernahme des Videoportals „YouTube“ durch die Such- und Werbemaschine Google für rund 1,65 Milliarden US-Dollar offenkundig: Suchen im Internet wird nicht mehr vom „Web-Drachen“ Google allein dominiert.

Die Suche nach Suchtechnologie – ein Überblick
von Peter Gottschalk
War es bis Beginn der 80er Jahre die zunehmende Papierflut, unter der wir zu ersticken drohten, ist es heute die Anzahl elektronischer Dokumente, die uns zu schaffen macht. Die Situation hat sich also nicht geändert. Nur das Medium. Stetig wachsende Datenbestände, täglich mehr digitale Informationen, die intern erzeugt werden oder von außen in Unternehmen gelangen, immer anspruchsvollere IT-Infrastrukturen mit verschiedensten Datenformaten und verteilten Speicherorten und Speicherformen sind die Herausforderung an Suchmaschinen. Um es mit den Worten von Forschern der University Berkeley zu sagen: „Wir ertrinken alle in einem Meer von Informationen – die Herausforderung ist, darin schwimmen zu lernen.“

Information durch Navigation
von Yassin Chairi, Anna Nölle
Alle großen Suchmaschinenanbieter berücksichtigen derzeit in Gestaltungsfragen eine von Andrei Broder im Jahr 2002 vorgestellte Dreiteilung. Er gelangte zu der Erkenntnis, dass hinter einer Suchanfrage nicht immer ein informationsorientierter Bedarf steht und teilte das Suchverhalten in drei Typen ein: navigationsorientiertes, informationsorientiertes und transaktionsorientiertes Suchen. Trends zufolge nimmt derzeit v.a. der navigatorische Anteil zu. Dieser Entwicklung müssen auch Unternehmen in ihren Intranets Rechnung tragen – so wie die Beratungs- und Prüfungsgesellschaft Ernst & Young.

Das Semantische Web – Realität oder Vision?
von Jörg Wurzer
Suchmaschinen grasen ununterbrochen das Web ab, um datenhungrig zu speichern, wo welche Stichwörter zu finden sind. Doch sie verstehen nicht, was auf den einzelnen Internetseiten geschrieben steht. Deshalb ist das Ergebnis eine lange Trefferliste, die dem Suchenden oft nicht weiterhilft. Die Qualität der Ergebnisse wäre ganz anders, wenn die Suchmaschine die Semantik der Seiten erfassen würde. Dann könnte sie ein differenziertes Ergebnis servieren, das nach der Bedeutung der Seiten gruppiert und vernetzt ist. Statt dem aufwändigen Durchforsten der Trefferliste würde der Suchende mit einer differenzierten Antwort konfrontiert. Das ist die Idee des Semantischen Webs. In der technischen Umsetzung gab es bisher noch Probleme – für die nun eine Lösung gefunden wurde.

Lebenswissenschaftler suchen Antworten, keine Dokumente
von Christian Herzog, Ulrich Wirth
Waren Redundanzen bisher nur lästig, so sind sie im Internetzeitalter riskant. Zwar helfen Informationen, Ungewissheit zu reduzieren. Überschüssige Information provoziert jedoch einen Zuwachs an Unsicherheit, wodurch Recherchen zunehmend zeitraubender und ineffizienter sind. Ressourcen wie Zeit und Geld werden vergeudet, was so inakzeptabel wie überflüssig ist. In wissensintensiven Arbeitsgebieten wie den Life Sciences, in denen sowohl Grundlagenforschung betrieben als auch gezielt marktwirtschaftlich orientiert gearbeitet wird, kann der Zeitverlust zudem zu Wettbewerbsnachteilen führen. Die Lösung bieten neuartige Recherche-Tools auf der Basis intelligenter semantischer Web-Technologien. So ist es z.B. möglich, Text-Mining-Verfahren an bereits vorhandene Fachdatenbanken anzudocken. Dadurch wird Wissenstransfer nicht nur effizienter, es eröffnen sich auch zusätzliche Wissensmöglichkeiten.

Systematischer Wissenszugang über semantische Netze
von Hartmut F. Binner
Kodifiziertes, das heißt in elektronischer Form hinterlegtes Wissen im Unternehmen ist nur dann wertvoll, wenn es kontextbezogen aktuell und schnell zur Verfügung steht. Das große Risiko bei der Einführung von Wissensmanagement-Systemen besteht folglich darin, mit hohem Aufwand Wissensbestände aufzubauen, die diesen Kontextbezug nicht besitzen und damit den Anwendern keinen Nutzen bieten. Dieses Wissen ist wertlos, weil nicht verwertbar.

DOKUMENTATION + KOMMUNIKATION

Historie
Wissensmanagement von 1990 bis 2003 – die Zeit der Irrwege
von Peter Schütt
Die Jahre von 1990 bis etwa 2003 waren im Wissensmanagement zunächst eine Zeit großer Euphorie. Mitte der 90er folgte dann die Ernüchterung über Fehlschläge mit Wissensdatenbanken und Wissensbilanzen. Es ist daneben aber sehr viel gutes Handwerkszeug entstanden, wie Dave Snowdens Cynefin Modell. Damit ist Wissensmanagement, das sich dank Web 2.0 heute im zweiten Frühling sonnt, als Disziplin reif für die Masse der Unternehmen geworden.

Lernende Organisation
Mehrwert für alle: Das GfWM-Modell in der Praxis
von Simon Dückert
Die Gesellschaft für Wissensmanagement hat ein Wissensmanagement-Modell entwickelt, das gegenüber bisher bestehenden Modellen zwei Alleinstellungsmerkmale besitzt: Es ist kompatibel mit dem Management-System-Standard ISO 9000 und es ist kostenfrei unter Open-Content-Lizenz verfügbar. Es eröffnet Unternehmen damit ungeahnte Möglichkeiten, Wissensmanagement schnell und unkompliziert einzuführen. Einzige Voraussetzung ist, dass alle an einem gemeinsamen Strang ziehen und sich als Lernende Organisation begreifen. Welche Chancen sich daraus entwickeln, zeigt ein fiktives Fallbeispiel.

Werkzeuge
Die Prozess-Systematik im Unternehmenseinsatz
von Josef Hofer-Alfeis, Klemens Keindl
Die Wissensmanagement-Prozess-Systematik (WMPS) unterstützt die Positionierung der Wissensmanagement-Prozesse in einer Gesamt-Geschäftsprozess-Landschaft. Mit ihr lassen sich gemeinsame und komplementäre Anteile bei den Prozessen der Wissensmanagement-Partnerdisziplinen klarer herausarbeiten und die Zusammenarbeit verbessern. Sie kann als Ordnungsstruktur und Wissenskarte für Wissensmanagement-Instrumente dienen und als Prüfinstrument für den Wissensmanagement-Reifegrad eingesetzt werden.

HUMAN RESOURCES

Projektmanagement
Wenn Besserwisser kooperieren
von Mario Nappi, Ulla Nappi
„Wissen hat seinen Platz zwischen zwei Ohren und nicht zwischen zwei Modems“, relativiert Fredmund Malik die Informatik-Abhängigkeit für die Wissensentwicklung und spricht zwei Aspekte der Wissensarbeit an: erstens den organisationalen Aspekt, zu dem die Informationstechnologie gehört, die die Voraussetzung bildet, um Wissen ablegen und abrufen zu können. Und zweitens den menschlichen Aspekt, der auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden kann: der Unternehmens-, der Projekt- und der persönlichen Ebene. Bei Konflikten in Projektteams muss die Ursachenforschung häufig zunächst auf dieser (zwischen-)menschlichen Ebene beginnen – denn Kommunikation ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projektvorhaben.

Zusammenarbeit
Projektmanagement: Kommunikation als Erfolgsfaktor
von Monika Bröcker-Garbers, Rahild Neuburger
Projekte leben vom intensiven Wissensaustausch. Dies gilt für alle Phasen – vom Projektstart mit der Kick-off-Phase über Projektplanung und Projektrealisierung bis zur Projektbeendigung. Ein fruchtbarer Wissensaustausch kann jedoch nur dann gelingen, wenn Wissen sowohl nachgefragt als auch zur Verfügung gestellt wird. In der Theorie klingt dies einfach; in der Praxis scheitert es aber oft an Hindernissen persönlicher oder struktureller Art. Für die Projektarbeit kann dies gravierende Folgen haben und im Extremfall dazu führen, dass Projekte nicht erfolgreich zum Abschluss kommen. Umso wichtiger ist es für die Projektleitung, für einen konstruktiven Wissensaustausch zu sorgen. Allerdings kann dieser nicht hierarchisch bestimmt werden. Im Gegenteil – ein erfolgreicher Wissensaustausch kann nur dann gelingen, wenn ein konstruktives Kommunikationsklima vorherrscht.

Tools
Überflüssigen und ineffizienten Projekten auf der Spur
von Reiner Czichos
Die Projektarbeit als Arbeitsform der Zukunft boomt. Vor allem in großen, aber auch bereits in vielen mittleren Unternehmen erreicht die Anzahl der Projekte jedoch eine kritische Größe. Projektineffizienz schlägt Projekteffizienz – statt den Change zu befördern, führen Projekte zu Rückschritt und Verwirrung. Das behindert einen reibungslosen Wissenstransfer und macht Aufräumarbeiten notwendig.

TRENDS

Ideenmanagement
Der Weg zum intelligenten Unternehmen
von Swetlana Franken
Nur ein Unternehmen, das das Wissen und die Kreativität seiner Belegschaft optimal nutzt und fördert sowie von dem Wissen externer Akteure profitiert, kann in einer globalen Wissensgesellschaft langfristig erfolgreich sein. Darin besteht die Intelligenz eines Unternehmens, als Fähigkeit zum effizienten Handeln, Problemlösen und Lernen. Allerdings ist die Unternehmensintelligenz wegen ihres kollektiven Charakters schwer zu beschreiben und zu nutzen. Wissen und Handeln sind zwischen verschiedenen Akteuren verteilt. Nicht nur die individuelle Intelligenz der internen und externen Wissensträger, sondern auch Qualität und Quantität des Wissensaustauschs sowie eine optimale Erschließung von Wissen und Kreativität bestimmen die Intelligenz des Unternehmens als Ganzes. Um diese effizient zu nutzen und zu unterstützen, eignet sich ein ganzheitliches Ideenmanagement.

Weiterbildung
Wo E-Learning und Wissensmanagement konvergieren
von Stefan Heil
Als E-Learning zu Beginn der 90er Jahre in den Unternehmen Einzug hielt, handelte es sich um CD-Rom basierte, formalisierte, zeitlich und räumlich situierte Kurse, die vom Arbeitsprozess getrennt, in einer eigenen Parallelwelt stattfanden. Ende des 20. Jahrhunderts begannen sich Learning Management Systeme zu etablieren. Ziel war es, die Prozesse der klassischen Weiterbildung in einem System abzubilden und zu steuern. Auch wenn die Inhalte fortan webbasiert waren, blieb das Konzept des in sich geschlossenen Pakets weitgehend bestehen. Wissensmanagement hingegen hat sich dem informellen Lernen zugewandt – und versucht, den Wissenstransfer im Arbeitsprozess zu verstehen und zu kanalisieren. Systeme und Technologien, die hier zum Einsatz kommen, sind in der Regel darauf spezialisiert, Informationen und Wissensbausteine schnell und On-Demand bereitzustellen wann immer der Arbeitsprozess dies erfordert. Dabei gilt es, diese mittels Metadaten zu sortieren, zu vernetzen und möglichst effizient verfügbar zu machen.

Messen
CeBIT: Prozessoptimierung im Mittelpunkt
von Nicole Körber
Erstmals findet in diesem Jahr die CeBIT von Dienstag bis Sonntag – und damit um einen Tag verkürzt – statt. Darüber hinaus steht die Halle 1 als Ausstellerfläche nicht zur Verfügung. Die in den letzten Jahren stetig gewachsene DMS-Area zieht in die Halle 3 um. Hier zeigen Unternehmen Strategien und Lösungen zur Effizienzsteigerung bei dokumentenbezogenen Prozessen. Die wichtigsten Anwendervorteile sind kürzere Bearbeitungszeiten, bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, geringerer Platzbedarf beim Aufbewahren der Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher Regularien. Ergänzend führt der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ein DMS-Forum durch, auf dem aktuelle Themen, z.B. digitale Postbearbeitung, gesetzliche Regularien, Outsourcing, Standards und Normen sowie digitales Aktenmanagement, auf der Agenda stehen. Auf dem Showcase „Digitale Postbearbeitung“ erleben die Besucher live, wie sie ihren Postein- und -ausgang effizient bearbeiten können.

WISSENSWERTES

Termine
Fachveranstaltungen für Wissensmanager

Rezension
Studienbuch Wissensmanagement

Kolumne
Die neue Souveränität
von Jochen Robes

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© Büro für Medien, Oliver Lehnert